Waarom is Excel niet geschikt voor onderhoudsplanning?

Excel mist real-time samenwerking, audit trails, en automatische meldingen. Bij meerdere gebruikers ontstaan versieconflicten, data raakt verouderd, en er is geen koppeling met de werkvloer. Eén verkeerde formule of per ongeluk verwijderde rij kan uw hele onderhoudsplanning in gevaar brengen.

Hoe migreer ik mijn bestaande Excel-data naar een digitaal systeem?

Begin niet met een 1-op-1 kopie van uw Excel. Gebruik de overstap als opschoonmoment: neem alleen actuele assets, leveranciers en procedures mee. Een goed digitaal systeem biedt importfuncties voor CSV/Excel, maar de echte winst zit in het herontwerpen van uw processen.

Van Excel naar Digitaal Onderhoud: Waarom Spreadsheets Falen in de TD

Q: Wat kost de overstap van Excel naar een digitaal onderhoudssysteem?

De investering hangt af van het aantal gebruikers en de complexiteit van uw processen. In de praktijk verdient een digitaal onderhoudssysteem zich binnen 6 maanden terug door lagere administratietijd, minder stilstand en betere compliance. Start klein met een pilot van 2-3 monteurs.

Laatst bijgewerkt: 10 februari 2026

Excel is de Zwitserse zakmes van de industrie. Budgetten, planningen, storingslijsten, alles kan erin. Maar juist die flexibiliteit wordt een valkuil zodra uw onderhoudsteam groeit, audits strenger worden, en de directie om data vraagt.

Waarom Excel faalt voor onderhoud

Laten we eerlijk zijn: niemand heeft ooit Excel ontworpen voor onderhoudsmanagement. Het is een rekentool, geen samenwerkings- of registratiesysteem. De problemen beginnen klein, maar groeien mee met uw organisatie.

Versieconflicten

Drie mensen bewerken dezelfde planning. Wie heeft de laatste versie? "Onderhoudsplanning_v3_DEFINITIEF_final(2).xlsx", herkenbaar?

Geen Real-time

De monteur op de werkvloer weet niet wat de planner net heeft gewijzigd. De planner weet niet dat de storing al is verholpen. Dubbel werk, gemiste taken.

Geen Audit Trail

Bij een inspectie of incident moet u aantonen wie, wat, wanneer heeft gedaan. Excel logt niets. Eén verwijderde rij = bewijs weg.

Single Point of Failure

Eén kapotte formule, één corrupt bestand, één collega die met pensioen gaat en de enige was die "het Excel-systeem" begreep. Alles weg.

De 5 signalen dat u Excel bent ontgroeid

Excel is prima voor een klein team met simpele processen. Maar als u zich in onderstaande lijst herkent, is het tijd voor de volgende stap.

U mailt Excel-bestanden rond

Uw onderhoudsplanning leeft in e-mailbijlagen. Niemand weet zeker of ze de actuele versie hebben.

Monteurs vullen werkbonnen achteraf in

Aan het eind van de dag worden uren en storingsbeschrijvingen "uit het hoofd" ingevuld. Kwaliteit? Matig.

U kunt geen KPI's rapporteren

De directie vraagt om MTBF, MTTR of beschikbaarheidspercentages. U kunt ze niet leveren, of besteedt uren aan handmatig berekenen.

Preventief onderhoud wordt vergeten

Zonder automatische herinneringen glippen periodieke taken door de mazen. Pas bij een storing herinnert iemand zich: "Oh ja, die moesten we vorige maand nog smeren."

Eén persoon is onmisbaar

Er is één planner die "het systeem" begrijpt. Als die persoon ziek is of vertrekt, staat de TD stil. Dat is geen systeem, dat is een risico.

Wat levert een digitaal systeem op?

De overstap van Excel naar een digitaal onderhoudssysteem is geen luxe, het is een investering met meetbaar rendement. Dit zijn de concrete verbeteringen die onze klanten ervaren:

Real-time Inzicht

Elke monteur, planner en manager ziet dezelfde, actuele status. Geen verouderde spreadsheets meer.

Volledige Historie

Elke actie wordt gelogd met wie, wat en wanneer. Onmisbaar bij audits, inspecties en verzekeringsclaims.

Automatische Meldingen

Preventief onderhoud wordt nooit meer vergeten. Het systeem stuurt herinneringen, niet de planner.

Excel vs. Digitaal, In één oogopslag

	Excel	Digitaal
Samenwerking	Eén tegelijk	Simultaan
Audit trail	Geen	Volledig
Herinneringen	Handmatig	Automatisch
KPI-rapportage	Uren werk	Eén klik
Toegang werkvloer	Alleen kantoor	Overal (app)

Hoe maak je de overstap?

De grootste fout bij digitalisering is alles tegelijk willen doen. Een succesvolle migratie van Excel naar digitaal verloopt in stappen:

Kies één proces

Begin met werkbonnen óf storingsmeldingen, niet allebei. Kies het proces met de meeste pijn en het snelste resultaat.

Pilot met 2-3 monteurs

Laat een klein team 4 weken werken met het nieuwe systeem. Zij worden uw ambassadeurs én leveren de eerste meetbare resultaten.

Meet en vergelijk

Vergelijk de administratietijd, responstijd op storingen en datakwaliteit vóór en ná de pilot. De cijfers spreken voor zich.

Schaal op

Met bewezen resultaten breidt u uit naar de hele TD. Voeg stap voor stap processen toe: werkvergunningen, preventief onderhoud, reserveonderdelen.