Help, onze Hoofdmonteur gaat met pensioen! (En hij neemt de handleiding mee)

Er is taart in de kantine. Henk, uw hoofdmonteur die al 35 jaar de machines laat draaien alsof het zijn eigen kinderen zijn, zwaait af. Een welverdiend pensioen.

Er worden handen geschud, herinneringen opgehaald en er wordt gelachen om die keer dat Henk de productielijn redde met een stukje lasdraad en ducttape. Maar de maandagochtend na het feestje is Henk er niet. En dan gaat er een rood lampje branden op Machine 4.

In de Achterhoekse maakindustrie kennen we allemaal wel een Henk. De man die niet in de handleiding kijkt, maar luistert naar de machine. Hij weet precies dat een bepaald rammeltje betekent dat de lagers van de transportband over vier uur vastlopen. Hij weet exact welk onderdeelnummer u nodig heeft, zonder in het systeem te kijken.

Dat klinkt als prachtig vakmanschap, en dat is het ook. Maar voor uw bedrijf is het een tikkende tijdbom.

De "Vergrijzings-Bom" (Tribal Knowledge)

In managementtermen noemen ze dit Tribal Knowledge: cruciale bedrijfskennis die niet op papier staat, maar veilig opgeborgen zit in de hoofden van uw "oude garde". Zolang Henk er is, loopt de fabriek gesmeerd. Maar zodra hij de deur achter zich dichttrekt, neemt hij in feite de handleiding van uw machinepark mee naar huis.

Het probleem is dat we in de waan van de dag vaak denken: "Dat komt wel goed, de jongens weten hoe het werkt." Totdat "de jongens" er alleen voor staan en geen idee hebben waarom die ene storing steeds terugkomt.

Het resultaat op de werkvloer?

• Onnodige stilstand: Niemand weet direct de oorzaak (die Henk blindelings wist).
• Foute bestellingen: "Ik dacht dat het dit onderdeel was" (blijkt net de verkeerde maat).
• Frustratie: Dure spoedreparaties die voorkomen hadden kunnen worden.

Kennisborging: Geen administratie, maar een levensverzekering

Veel ondernemers in onze regio krijgen jeuk van het woord "documentatie". Het klinkt als bureaucratie. Als papierwerk waar niemand tijd voor heeft. "We moeten produceren, niet schrijven," is de gedachte.

Bij RaconSoft kijken we daar nuchter tegenaan. Kennisborging in systemen is geen administratie; het is de levensverzekering van uw continuïteit. Stel u voor dat die kennis van Henk niet in zijn hoofd zat, maar in een systeem dat net zo makkelijk werkt als zijn geheugen. Een Digitale Onderdelen Bibliotheek die altijd beschikbaar is.

Hoe ziet dat eruit?

1. De nieuwe monteur scant de machine met zijn tablet of telefoon.
2. Hij ziet direct de onderhoudshistorie (wat Henk 3 jaar geleden deed).
3. Hij ziet welk onderdeel erin hoort (met foto en typenummer).
4. Hij ziet de notitie: "Let op: boutje A niet te strak, anders breekt de as."

Van "Kennis in de Kop" naar Bedrijfskapitaal

Dit is waar digitalisering zijn waarde bewijst. Niet met ingewikkelde dashboards die niemand snapt, maar met een praktische tool voor de mensen aan de lijn. Een app die ervoor zorgt dat de 35 jaar ervaring van de oude garde direct beschikbaar is voor de generatie van nu.

U hoeft Henk niet te klonen. U moet zijn kennis klonen. Als uw hoofdmonteur binnenkort met pensioen gaat, moet u zich één vraag stellen: Staat zijn kennis op de server, of fietst die straks de poort uit richting de geraniums?

Wacht niet tot de taart op is

De vergrijzing in de techniek is een feit. U kunt hopen dat het goedkomt, of u kunt het regelen. Wilt u weten hoe u die Tribal Knowledge veiligstelt voordat het te laat is? Wij bouwen de systemen die uw kennis borgen, zonder dat uw monteurs verdrinken in papierwerk. Gewoon, praktisch en doeltreffend.

Dit artikel is samengesteld door de experts van Raconsoft, ondersteund door geavanceerde AI-tools voor analyse en redactie.